Simple
et intuitif, ce logiciel permet de gérer avec efficience
les courriers reçus ou
envoyés par votre organisation.
L'objectif fondamental du produit est de gérer très
rapidement l'enregistrement des courriers, avec un minimum
d'information afin de pouvoir effectuer des recherches multi-critères
sur la base de données.
Une
gestion complète des enregistrements
La
zone " document lié " permet d'associer
à l'enregistrement le courrier
original saisi ou scanné,
et de le rappeler à l'écran à tout
moment.
Un lien peut être renseigné afin de relier
automatiquement deux courriers : un courrier départ
qui est la réponse à un courrier arrivé
par exemple.
Le même écran de saisie vous sera proposé
pour les courriers départ et arrivée, seules
les zones " destinataire " et " source "
seront inversées.
Une recherche simplifiée
des courriers
Un ou plusieurs critères
permettent d'extraire tous les
courriers qui vérifient les conditions requises.
Il est possible de ne spécifier qu'une partie de
mot ou de phrase, le logiciel retrouvera les
courriers contenant la syntaxe demandée.
Le résultat de l'extraction apparaît sous
forme de liste. Un double-click sur une des occurrences
de la liste renvoie à l'enregistrement associé.
Il est aussi possible d'imprimer le résultat de
la recherche sur papier. Ceci est utile notamment
pour diffuser la liste des courriers en retard.
Une administration simple et sécurisée
Gestion des utilisateurs
et des mots de passe
Cette fonctionnalité permet de définir
les utilisateurs du logiciel en
déclarant leur identifiant
de connexion et leur mot de passe.
La confidentialité est assurée par un profil
défini pour chaque personne :
- profil utilisateur
: ne peut consulter que
les
courriers lui étant destinés ou dont
il
est l'auteur,
- profil service
: pourra consulter tout courrier issu ou à
destination du service auquel il est rattaché,
- profil administrateur
: accès libre à tous
les
courriers
Gestion des organismes
Archivage et restauration
Permet
d'identifier avec plus de détail les organismes
ou personnes avec qui il y a échange
de correspondance, afin de
pouvoir par exemple les relancer par
fax
ou e-mail.
Afin
de ne pas surcharger la base de
données par des courriers trop
anciens,
cette fonctionnalité permet
de transférer
une partie de la base vers une base
" archive ", consultable
à tout moment
par restauration sélective.
Configuration
Le logiciel fonctionne en environnement
Microsoft Windows, version supérieure ou égale
à 95, ainsi que Windows
NT 4.0 ou supérieur.
Il est proposé en version réseau ou mono-poste.
Au delà de l'aspect multi-utilisateurs une version
SQL Serveur peut être conseillée selon les
besoins, le nombre de postes connectés,
et autres contraintes liées à la plate-forme
informatique (consultations
site distant,..).
[ Réalisé par C2i Consultants (c) 2002 tous droits
reservés. ]
